LAYANAN DIGITAL LOCAL CONTENTS UPT PERPUSTAKAAN STAIN SALATIGA

Oleh : Itmamudin

A.     PENDAHULUAN

Ada ungkapan “Library is  the heart of Institution and the heart of everyone’’ makna dari ungkapan tersebut perpustakaan diartikan sebagai bagian yang sangat vital atau sangat penting dalam sebuah institusi pendidikan. Begitu pentingnya peran perpustakaan dianalogikan seperti jantung yang menjadi pusat peredaran darah bagi manusia. Tak terkecuali perguruan tinggi, yang menjadikan perpustakaan sebagai jantungnya perguruan tinggi.  

Dalam Peraturan Pemerintah No. 30/1990 tentang Pendidikan Tinggi disebutkan bahwa perpustakaan merupakan unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dengan demikian perpustakaan merupakan komponen penting dalam mengemban tugas dan mendukung tujuan lembaga induknya, yaitu memberikan pelayanan sumber informasi kepada sivitas akademika dan masyarakat pemakai disekitarnya, yang relevan dengan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

Sebagai sebuah bagian yang sangat penting bagi keberlangsungan sebuah pendidikan, maka perpustakaan perguruan tinggi berkewajiban menyediakan literatur atau koleksi yang bermutu serta berbagai jenis layanan informasi bagi seluruh sivitas akademika perguruan tinggi.  

Begitu luas dan berat beban dan tanggung jawab yang diemban oleh perpustakaan terhadap lembaga induknya. Maka sebenarnya perpustakaan memiliki peran yang sangat signifikan terhadap peningkatan kualitas pendidikan yang diselenggarakan melalui layanan yang diberikan bagi penggunanya.

Salah satu layanan yang dapat diselenggarakan oleh perpustakaan untuk mendukung kegiatan pendidikan di sebuah perguruan tinggi adalah layanan local contents  yang merupakan layanan produk atau hasil dari sebuah institusi dalam menjalankan aktifitasnya sebagai lembaga pendidikan. Layanan local contents  bagi sebagian perpustakaan sudah dilayankan. Namun tidak sedikit yang belum melayankan. Kalaupun sudah melayankan, hanya sedikit perpustakaan yang sudah mengelola local contents  dengan baik. Padahal kita tahu bahwa local contents  bagi sebuah institusi pendidikan sangat diperlukan baik sebagai pendukung untuk  akreditasi maupun sebagai tolak ukur pengambilan arah kebijakan bagi perguruan  tinggi tersebut mendatang. Adapun layanan local contents  dapat berupa tugas akhir, skripsi, thesis, disertasi atupun hasil penelitian para dosen.

Berpijak dari uraian di atas, maka penulis mengangkat isu  pada makalah ini adalah layanan digital local contents  di UPT Perpustakaan STAIN Salatiga. Hal ini di latarbelakangi oleh belum adanya layanan digital local contents  seperti skripsi dan hasil penelitian dalam bentuk digital. Padahal kita tahu bahwa ketersediaan gedung perpustakaan untuk menampung local contents  dalam bentuk fisik atau hard copy sangat terbatas. Sehingga memerlukan solusi untuk mengatasinya. Dan banyaknya pengguna perpustakaan yang menggunakan komputer, laptop maupun notebook untuk mengakses informasi dari perpustakaan juga menjadi pendukung untuk mengadakan jenis layanan ini.

B.      ANALISIS LINGKUNGAN

Dalam makalah ini, penulis melakukan analisis terhadap lingkungan yang ada di UPT Perpustakaan STAIN Salatiga. Namun sebelum itu, penulis menyampaikan beberapa data yang terkait dengan seluruh elemen yang berkaitan baik langsung maupun tidak langsung dengan perpustakaan di antaranya adalah, Koleksi, anggota, organisasi, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan.

1.      KOLEKSI

Koleksi UPT Perpustakaan STAIN Salatiga terdiri dari beberapa jenis koleksi cetak dan non cetak. Semua koleksi diadakan untuk memnuhi kebutuhan sumber informasi bagi berbagai program studi dan jurusan. Ada dua jurusan di STAIN Salatiga, yaitu Jurusan Syariah (Hukum Islam) dan Jurusan Tarbiyah (Pendidikan). Kedua jurusan tersebut membawahi beberapa program studi diantaranya program studi al akhwalusahsiyah, progdi hukum ekonomi syariah, progdi manajemen keuangan syariah dan progdi keuangan dan perbankan islam di bawah jurusan syariah (hukum islam). Kemudian jurusan tarbiyah membawahi beberapa program studi diantaranya progdi pendidikan agama islam, progdi pendidikan bahasa inggris, progdi bahasa arab, progdi pendidikan guru mi. oleh sebab itu koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan juga mengacu pada jurusan yang ada, sehingga tingkat keterpakaian koleksi juga maksimal.

Di samping itu, karena UPT Perpustakaan STAIN Salatiga berada dalam naungan Kementerian Agama RI, maka kebanyakan koleksi perpustakaannyapun berbahasa arab maupun inggris. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa program studi yang literature wajibnya menggunakan bahasa arab dan bahasa inggris.

Di bawah ini penulis menyampaikan statistik jumlah koleksi buku, skripsi, terbitan berseri dan hasil penelitian.

a)      Buku

Berdasarkan tabel di atas, jumlah koleksi buku yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan STAIN Salatiga adalah 13 810 judul dengan 50076 eksemplar buku. Adapun pengadaan buku tiap tahunnya rata-rata antara 400-600 judul buku, atau antara 1500-2500 eksemplar pertahun.

Skripsi

Berdasarkan tabel di atas, diketahui bahwa jumlah skripsi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan STAIN Salatiga hingga tahun 2011 sebanyak 3037 eksemplar.  Sedangkan rata-rata mahasiswa yang lulus sekitar 400-600 mahasiswa pertahun.

b)     Terbitan Berseri

Dalam tabel di atas, terlihat bahwa jumlah terbitan berseri sebanyak 496 judul dengan 1323 eksemplar.  Terbitan berseri yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan STAIN Salatiga sebagain besar merupakan hibah dari instansi lain. Sebagian yang lain merupakan terbitan dari instansi sendiri.

c)      Hasil Penelitian

Dalam tabel di atas terlihat ada sekitar 15 judul hasil penelitian dari para dosen di STAIN Salatiga. Jumlahnya memang sangat sedikit, ini bukan berarti para dosen tidak banyak yang melakukan penelitian, melainkan hanya sedikit dari para dosen yang mengirimkan hasil penelitianya ke perpustakaan.

2.      ANGGOTA

a)      Mahasiswa

Anggota dari unsure mahasiswa menempati posisi yang paling tinggi dalam deretan keanggotaan perpustakaan. Karena jumlah mahasiswa yang menjadi anggota perpustakaan sangat banyak. Hampir dari keseluruhan mahasiswa sekitar 90 % dari total mahasiswa menjadi anggota perpustakaan. Hal ini karena terdapat peraturan bahwa seluruh mahasiswa wajib menjadi anggota perpustakaan. Walaupun pada prakteknya hanya sebagian yang menjadi anggota perpustakaan aktif. Di bawah ini penulis sampaikan jumlah anggota perpustakaan dari unsure mahasiswa perjurusan dan program studi dalam tabel.

Dalam tabel di atas terlihat bahwa jumlah anggota dari unsur  mahasiswa sebanyak 2423 orang. Dari jumlah tersebut yang menjadi anggota aktif hanya sekitar 60 %, dan yang berkunjung ke perpustakaan rata-rata perhari sekitar 200-400 orang. Dan rata-rata pinjaman antara 50-100 buku/hari.

b)     Dosen

Salah satu anggota perpustakaan STAIN Salatiga adalah dari unsur dosen.

Dari data tersebut di atas, anggota perpustakaan dari unsur dosen sebanyak 88 orang dosen. Adapun jumlah keseluruhan dosen di STAIN Salatiga sekitar 105 dosen. Jika di prosentase ada sekitar 80 % telah menjadi anggota perpustakaan.

c)      Karyawan

3.      Struktur Organisasi

Pelindung
Ketua STAIN Salatiga

Kepala
Sudiyanto, SH

Kordinator Layanan BP
Mujib Sahli, S.Ag

Supardi, S.Si
Badrudin, SE
Wiji Suwarno, S.PdI., S.IpI, M.Hum
Vetria, M.Pd

Kordinator Layanan Teknis
Itmamudin, SS (Pengolahan)

Iffonilla Yenianti, S.Pdi, S.IpI (Administrasi)
Anik Purwanti (HUMAS)
Rofik, S.Ag (Pemeliharaan BP)
Siswanto (Foto Kopi)

Kordinator Pelayanan Kampus 2
Supardi, S.Si, S.IPI

Siti Mukaromah Fikriyah, S.PdI
Tatik Nurhasanah, S.E
Wiwin, M.M

Basori, S.E

4.      Sumber Daya Manusia

No	Nama	Jabatan	Pendidikan
1.	Sudiyanto, SH	Kepala	Sarjana S1 (Diklat Perpus)
2.	Supardi, S. Si., S.IpI	Koordinator Kampus 2	Sarjana S1 Ilmu Perpus
3.	Itmamudin, SS	Koordinator Layanan Teknis	Sarjana S1 Ilmu Perpus
4.	Mujib Sahli, S.Ag	Koordinator Layanan BP	Sarjana S1
5.	Wiji Suwarno, S.IpI, M.Hum	Referensi	Pasca Sarjana Ilmu Perpus
6.	Ifonilla Yenianti, S.PdI, S.IpI	Administrasi	Sarjana S1 Ilmu Perpus
7.	Siti Mukarromah Fikriyah, S.PdI	Staf Perpustakaan Kampus 2	Sarjana S1 (D III Perpus)
8.	Badrodin, SE	Staf Perpustakaan Kampus 1	Sarjana S1
9.	Anik Purwati	Humas	SMA
10.	M. Rofik Dwi K.,S.Ag	Pemeliharaan BP	Sarjana S1
11.	Basori, S.E	Staf Perpustakaan Kampus 2	Sarjana S1
12.	Siswanto	Foto Kopi	SMA
13.	Vetria, M.Si	Dosen di Perbantukan	Pasca Sarjana
14.	Wiwin, M.Si	Dosen di Perbantukan	Pasca Sarjana

Dari tabel di atas, jelas terlihat bahwa secara sumber daya manusia, para pegawai perpustakaan sudah berijazah sarjana dan sedikit yang hanya lulusan SMA. Namun yang memiliki kualifikasi di bidang perpustakaan hanya ada 5 orang pegawai.

5.      SARANA PRASARANA

No	Nama Barang	Jumlah/luas
1.	Gedung	700 x 3 : 2.100 m2
2.	Rak	118 Buah
3.	Meja Baca	120 Buah
4.	Kursi Baca	120 Buah
5.	AC 1.5 PK	4 Buah
6.	AC 1 PK	6 Buah
7.	Almari	5 Buah
8.	Mesin Foto Kopi	1 Buah
9.	Rak Display	2 Buah
10.	Meja Sirkulasi	4 Set
11.	Komputer	15 Buah
12.	Laptop	4 Buah
13.	Kamera digital	1 Buah
14.	Handycame	1 Buah
15.	CCTV	10 Titik

Tabel di atas menggambarkan kondisi sarana prasarana yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan STAIN Salatiga.

C.      PEMBAHASAN

Perpustakaan Perguruan tinggi merupakan bagian integral dari lembaga induknya.  Seperti halnya UPT Perpustakaan STAIN Salatiga yang merupakan bagian tak terpisahkan dari STAIN Salatiga sebagai lembaga induknya. Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua STAIN Salatiga. Dalam hal pembinaan dilakukan oleh Pembantu Ketua I Bidang Akademik. Kemudian pembinaan karyawan dilakukan oleh Pembantu Ketua II Bidang Administrasi.

Berdasarkan analisis lingkungan di atas, jika melihat jumlah koleksi yang dimiliki dengan kapasitas ruangan yang tersedia, ditambah dengan perabotan perpustakaan seperti meja, kursi, rak buku, meja layanan dan sarana prasarana pendukung yang lain, kemudian ditambah dengan pengadaan buku pertahun sekitar 2500 eks/tahun, maka dalam beberapa tahun ke depan, gedung perpustakaan sudah tidak akan mampu lagi menampung koleksi yang ada. Belum lagi saat ini, ada beberapa koleksi yang ditempatkan digudang karena tidak ada rak buku. Padahal logikanya ketika beli buku, maka secara otomatis rak buku juga harus disediakan. Maka tak pelak ini menjadi masalah perpustakaan yang harus segera dicarikan jalan keluarnya.

Selain itu,  koleksi local contents seperti skripsi dan hasil penelitian para dosen  saat ini belum diolah sebagaimana mestinya. Sehingga sementara ini belum dapat dilayankan kepada pemakai perpustakaan. Hal ini dikarenakan ada beberapa kendala diantaranya :

1. SDM yang ada belum mencukupi
2. Belum ada tenaga yang menguasai bidang teknologi informasi
3. Belum ada perangkat keras dan lunak untuk merubah dokumen manual ke dalam dokumen digital.

Dengan melihat kondisi tersebut di atas dan untuk mengatasi kemungkinan kekurangan ruang karena tidak lagi mampu menampung koleksi fisik, maka perlu diadakan layanan digital local contents.

Adapun peralatan yang dibutuhkan untuk mengadakan layanan digital local contents adalah sebagai berikut:

1. Komputer server
2. Komputer untuk client dan untuk penelusuran
3. Alat untuk mendigitalisasi dokumen
4. Jaringan internet
5. SDM

Barangkali tidak hanya perlengkapan saja yang harus dipenuhi untuk menjalankan program layanan ini, melainkan membuat sistem penyerahan dokumen agar para dosen dan mahasiswa ketika menyerahkan dokumen penelitianya menyertakan soft copy agar memudahkan perpustakaan dalam mengolahnya.

Selain itu, agar koleksi penelitian dari para dosen banyak secara kuantitas, maka dibuatkan aturan bagi semua dosen yang melakukan penelitian wajib menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan. Sehingga perpustakaan dapat menyebarluaskan informasi tersebut kepada pengguna perpustakaan.

D.     PENUTUP

Dari uraian tersebut di atas, Ada beberapa persoalan yang mendasari penulis mengangkat isu mengenai layanan digital local contents, diantaranya adalah :

1.   Adanya koleksi perpustakaan berupa tugas akhir, skripsi dan hasil penelitian yang belum dapat diolah dan dilayankan oleh perpustakaan.

2.   Adanya perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan perkembangan layanan dari manual ke digital.

3.   Banyaknya pengunjung perpustakaan yang sudah menggunakan teknologi informasi (laptop) dalam mencari literatur, sehingga sangat sesuai jika dibuka layanan digital di perpustakaan

4.   Adanya kemungkinan ketidakmampuan  ruang perpustakaan untuk menampung koleksi dalam bentuk manual.